Sistema di gestione appuntamenti per Farmacie

La gestione degli appuntamenti in una Farmacia

L'attività principale delle farmacie è quella della vendita di farmaci e parafarmaci. Negli ultimi anni però si è assistito ad un ampliamento dei servizi svolti all'interno delle farmacie.

Non di rado le farmacie offrono una vasta gamma di prestazioni ai propri clienti, come ad esempio:

• Misurazione della pressione sanguigna: Molti farmacisti sono in grado di misurare la pressione sanguigna dei clienti.
• Test del colesterolo: Alcune farmacie offrono test del colesterolo per aiutare a monitorare la salute del cuore.
• Somministrazione di vaccini: Alcune farmacie possono somministrare vaccini per prevenire malattie come l'influenza.
• Consulenza per la salute: I farmacisti possono fornire consulenza sulla salute, ad esempio sulla prevenzione delle malattie, sui programmi di smettere di fumare, sulla gestione del diabete e sulla salute sessuale.
• Servizi di screening: Alcune farmacie offrono servizi di screening per la salute, come la misurazione del glucosio nel sangue e dei livelli di emoglobina A1C per la gestione del diabete.
• Servizi per la salute mentale: Alcune farmacie offrono servizi di supporto per la salute mentale, come consulenza e sostegno per i pazienti con disturbi mentali.
• Servizi per la cura della pelle: Le farmacie offrono anche servizi per la cura della pelle, come la consulenza sulla pelle e la distribuzione di prodotti per la cura della pelle.

Molti dei precedenti servizi richiedono necessariamente una prenotazione ed hanno una durata di pochi minuti.
Per questo motivo è indispensabile utilizzare un sistema di pianificazione degli appuntamenti come Softvision Agenda che sia in grado di distribuire gli appuntamenti nell'arco della giornata riempiendo efficacemente tutti gli spazi orari a disposizione dei clienti della vostra farmacia.

Prenotazione in autonomia da parte dei clienti

Gli appuntamenti possono essere inseriti all’interno del calendario delle prenotazioni di Softvision Agenda da un qualsiasi dipendente della farmacia attraverso il pannello di controllo dell’applicativo. Questa tipologia di lavoro è generalmente utilizzata quando i pazienti si recano fisicamente in farmacia per prendere un appuntamento oppure effettuano una telefonata. Se il numero di appuntamenti è piuttosto alto (si pensi ad esempio alle sole vaccinazioni) è evidente che all'interno della farmacia si rende necessario impiegare un dipendente quasi esclusivamente all'inserimento manuale degli appuntamenti.

Utilizzando un software di pianificazione degli appuntamenti è possibile, in aggiunta al precedente metodo, fornire ai clienti della farmacia la possibilità di prenotare i propri appuntamenti in maniera del tutto autonoma, senza l'intervento di un operatore. Non dovranno far altro che accedere ad un apposito sito web (portale delle prenotazioni), indicare il tipo di prestazione da prenotare, il giorno e l’ora in cui desiderano l’appuntamento. Il sistema proporrà in automatico solo le date e gli orari disponibili.
Risulta assolutamente ovvio come questa possibilità alleggerisca moltissimo il lavoro all’interno della farmacia, automatizzando completamente il processo di prenotazione consentendo di fare a meno di un addetto alle prenotazioni.

Utilizzo e configurazione di Softvision Agenda in una farmacia

La configurazione del sistema di prenotazione automatico Softvision Agenda nel caso della farmacia è piuttosto semplice. Vidiamo come procedere:

Definizione degli orari della farmacia

Nel menù "Azienda" del pannello di controllo del software, raggiungile all’indirizzo https://agapp.softvision.it , sono presenti tutte le funzioni di configurazione del sistema.
La prima operazione da compiere è quella di definizione degli orari di apertura della farmacia. In questo modo il sistema consentirà le prenotazioni esclusivamente negli orari in cui la farmacia accetta appuntamenti.
Cliccando su "Orari Azienda" potremo indicare gli orari mattutini e pomeridiani di tutta la settimana. Nel seguente esempio il sistema accetterà appuntamenti dalle 9 alle 13 e dalle 15 alle 20, tutti i giorni tranne la domenica.

Definizione delle prestazioni offerte nella farmacia

All'interno di una farmacia possono essere fornite un gran numero di prestazioni o visite (servizi).
Per poter organizzare correttamente l'agenda della farmacia è di vitale importanza definire con precisione quali sono le prestazioni erogate, da chi vengono erogate e quali risorse impiegano.

Dopo aver indicato gli operatori (medici, vaccinatori etc.) che lavorano nella farmacia il passo successivo è quello definite tutte le risorse presenti nella farmacia necessarie allo svolgimento delle prestazioni. Tra le risorse rientrano ad esempio le vaie stanze dove vengono effettuate le prestazioni, eventuali macchinari che possono essere utilizzati in diverse stanze, etc.

L'ultima fase è quella del caricamento di tutte le tipologie di prestazioni (Servizi) che la farmacia è in grado di erogare.
Per ognuna di queste andrà indicato il nome, la durata, le risorse impiegate (ad esempio la stanza in cui viene svolta la visita) ed il medico (membro dello staff) che effettua la visita.
Spesso accade che una stessa tipologia di prestazione possa essere effettuata da diversi membro dello staff. Si pensi ad esempio al servizio "Visita dermatologia" nel caso in cui il centro disponga di tre diversi dermatologi. In questo caso nel servizio in questione andranno indicati tutti e tre i dermatologi e nel servizio andrà abilitato il flag "Richiedi la selezione del membro dello staff". In questo modo quando il clienti effettuerà la prenotazione online, oltre al tipo di prestazione potrà scegliere anche il medico con cui effettuarla.
Discorso analogo se la prenotazione viene inserita manualmente da un operatore.