Software per l'agenda appuntamenti di un parrucchiere

La gestione dell'agenda degli appuntamenti di un parrucchiere

Un moderno parrucchiere offre alla propria clientela una moltitudini di servizi per la cura e lo styling dei capelli: tagli di capelli, acconciature speciali, messe in piega, extension, tinture, solo per citare le più comuni.

Alcuni parrucchieri sono in grado di gestire un solo cliente la volta. Per questo tipo di attività la gestione degli appuntamenti non presenta grandi difficoltà anche se è indispensabile pianificare con attenzione l’orario e soprattutto la durata degli appuntamenti in base al tipo di servizio offerto al cliente, tutto questo per evitare spiacevoli sovrapposizioni con conseguente disagio per la clientela.

Sempre più spesso invece, i saloni hanno diverse postazioni di lavoro con vari addetti e sono quindi in grado di trattare più clienti simultaneamente.
La pianificazione dell’agenda degli appuntamenti in questo caso può rivelarsi particolarmente complessa e richiede assolutamente un adeguato software di pianificazione degli appuntamenti come Softvision Agenda.

Indipendentemente dalla dimensione del salone è fondamentale che non si creino “buchi” nell’agenda a causa di clienti che dimenticano l’orario dei loto appuntamenti. Fortunatamente con i software di gestione prenotazioni è possibile inviare automaticamente un SMS ai clienti alcune ore prima dell’appuntamento in modo tale da ricordare loro l’orario.

Prenotazione in autonomia da parte dei pazienti

Utilizzando un sistema di gestione dell’agenda elettronica per parrucchieri come Softvision Agenda gli appuntamenti possono essere inseriti all’interno dell’agenda del parrucchiere utilizzando il pannello di controllo del software. Questo tipo di approccio viene generalmente utilizzato quando i clienti telefonano al salone per fissare degli appuntamenti e, specialmente nei saloni di piccole dimensioni, richiede che il parrucchiere interrompa il proprio lavoro per rispondere al telefono e gestire la richiesta di appuntamento.

Con un software di pianificazione dell’agenda degli appuntamenti è possibile, in aggiunta al precedente metodo, fornire ai propri clienti l’opportunità di prenotare i propri appuntamenti in completa autonomia. Dovranno semplicemente collegarsi ad un apposito sito web (portale delle prenotazioni), indicare il tipo di servizio richiesto (taglio, tinta, etc.), il giorno e l’ora in cui desiderano l’appuntamento. Il sistema proporrà in automatico solo le date e gli orari disponibili.

Utilizzo e configurazione di Softvision Agenda in un Parrucchiere

Dopo aver visto a quali sono i vantaggi nella gestione delle prenotazioni con un software di pianificazione degli appuntamenti, vediamo come configurare il sistema "Softvision Agenda" per l’utilizzo in un parrucchiere.

Definizione degli orari del parrucchiere

Nel menù "Azienda" del pannello di controllo del software, raggiungile all’indirizzo https://agapp.softvision.it , sono presenti tutte le funzioni di configurazione del software.
La prima operazione da compiere è quella di definizione degli orari in cui il salone è aperto al pubblico. In questo modo il sistema consentirà le prenotazioni esclusivamente in quegli orari.
Utilizzando la voce "Orari Azienda" sarà possibile indicare gli orari mattutini e pomeridiani dei vari giorni della settimana. Nel seguente esempio il parrucchiere è stato configurato per accettare appuntamenti il dal martedì al sabato dalle 9 alle 13 a dalle 15 alle 20.

Servizi erogati dal parrucchiere

Il passo più rilevante nella configurazione del sistema di pianificazione degli appuntamenti è quello di definire le varie tipologie di servizi offerti ai propri clienti.
Attraverso la voce "Servizi" del menù "Azienda" possiamo aggiungere o modificare i servizi.

Andranno innanzitutto creati i vari servizi con le rispettive durate, ad esempio: Taglio Capelli, Tinta, Messa in piega etc..
Per ognuno dei servizi creati è di fondamentale importanza impostare correttamente i membri dello staff e le risorse associate ad ognuno di essi.
La scelta andrà effettuata in base alle dimensioni del salone. Distinguiamo almeno due casi:

• Parrucchiere singolo in grado di gestire un solo cliente la volta.
  E’ la situazione più semplice, andrà creata una sola risorsa (ad esempio “Postazione”) con molteplicità “1” che andrà assegnata ad ogni servizio.
  
• Parrucchiere con più postazioni di lavoro ognuna con un proprio addetto.
  In questo caso il salone è in grado di gestire tanti clienti quante sono le postazioni di lavoro ad ognuna delle quali lavora un membro del personale.
  Andrà creata una risorsa per ogni postazione (“postazione Marco”, “postazione Franco” etc..).
  Ad ogni servizio andranno poi assegnate Tutte le precedenti risorse ed andrà poi abilitato il flag “selezione manuale della risorsa”. In questo, modo durante la prenotazione online, i clienti potranno indicare l’addetto di loro gradimento

Esistono anche casi più complessi dove un singolo addetto può lavorare su più postazioni simultaneamente (es. Taglio e Tinta). Queste situazioni andranno gestite configurando il membro dello staff con una “capacità” maggiore di 1 ed assegnandolo a tutti i servizi.