Terminverwaltungssystem für Zahnärzte

Terminverwaltung in einer Zahnarztpraxis

Die Haupttätigkeiten einer Zahnarztpraxis umfassen eine breite Palette von zahnärztlichen Dienstleistungen, die sich um die Pflege und Gesundheit von Zähnen, Mund und Mundhöhle drehen. Zu den wichtigsten Tätigkeiten gehören:

• Zahnreinigung und Hygiene: Regelmäßige Reinigung, Entfernung von Plaque, Zahnstein und Verfärbungen.
• Füllungen: Behandlung von Karies oder beschädigten Zähnen durch Füllungen.
• Zahnentfernungen: Wenn ein Zahn stark beschädigt oder infiziert ist und nicht repariert werden kann.
• Wurzelbehandlungen: Bei Infektionen oder Nervenschäden im Zahn erforderlich.
• Zahnersatz: Bereitstellung von Prothesen zum Ersatz fehlender Zähne.
• Kieferorthopädische Behandlungen: Korrektur von Zahn- und Kieferfehlstellungen.
• Präventive Maßnahmen: Förderung der Mundgesundheit und Vorbeugung von Zahnkrankheiten.
• Oralchirurgie: Gelegentlich erforderlich, z. B. Zahnimplantate.

Alle diese Leistungen erfordern in der Regel eine Terminvereinbarung im Voraus.

Die Terminverwaltung ist entscheidend, um einen effizienten Ablauf und eine gute Patientenerfahrung zu gewährleisten. Ein gut organisiertes, automatisiertes Buchungssystem vereinfacht die Planung und reduziert Fehler oder Doppelbuchungen.
Wichtige Aspekte der Terminverwaltung:

• Buchungssystem: Ermöglicht Patienten die bequeme Terminbuchung per Telefon, online oder beides, wodurch Fehler und Doppelbuchungen minimiert werden.
• Terminkalender: Das Personal verwaltet einen Kalender, der alle Buchungen enthält und regelmäßig aktualisiert wird, um Konflikte zu vermeiden. Änderungen können nach Bedarf vorgenommen werden.
• Zeitmanagement: Berücksichtigung der Dauer jeder Behandlung, um Verzögerungen oder Überlastung zu vermeiden.
• Terminbestätigungen: Erinnerungen per Anruf, SMS, E-Mail oder automatisiertem System zur Bestätigung der Anwesenheit.
• Optimierung der Agenda: Berücksichtigung der Praxiskapazität (Ressourcen) und der Verfügbarkeit des Personals, um einen effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten und Leerlaufzeiten zu minimieren.

All diese Anforderungen werden perfekt durch eine Terminverwaltungssoftware wie Softvision Agenda erfüllt.

Verwendung und Konfiguration von Softvision Agenda in einer Zahnarztpraxis

Die Konfiguration des automatischen Buchungssystems Softvision Agenda ist aufgrund der Vielzahl angebotener Leistungen recht komplex. So gehen Sie vor:

Festlegung der Öffnungszeiten der Zahnarztpraxis

Im Menü "Unternehmen" des Kontrollpanels (https://agapp.softvision.it) stehen alle Funktionen zur Terminverwaltung zur Verfügung.
Zuerst werden die Öffnungszeiten festgelegt, sodass das System Termine nur innerhalb dieser Zeiten akzeptiert.
Über "Unternehmenszeiten" können die Vormittags- und Nachmittagszeiten für die gesamte Woche eingestellt werden. Im Beispiel werden Termine von 9 bis 13 Uhr und von 15 bis 20 Uhr akzeptiert, jeden Tag außer Sonntag.

Festlegung der angebotenen zahnärztlichen Leistungen

In einer Zahnarztpraxis können viele verschiedene Leistungen angeboten werden.
Um die Agenda korrekt zu organisieren, ist es entscheidend, genau zu definieren, welche Leistungen erbracht werden, von wem und welche Ressourcen benötigt werden.

Nachdem die Mitarbeiter (Zahnärzte, Hygieniker etc.) definiert wurden, folgt die Einrichtung aller notwendigen Ressourcen der Praxis. Dazu gehören Behandlungsräume, Geräte etc.

Abschließend müssen alle angebotenen Leistungen (Services) im System eingetragen werden. Für jeden Service werden Name, Dauer, eingesetzte Ressourcen (z. B. Behandlungsraum) und der zuständige Zahnarzt (Mitarbeiter) angegeben.