Online-Terminverwaltungssystem für Arztpraxen

Terminverwaltung in einer Arztpraxis

In einer Arztpraxis ist die Terminverwaltung von entscheidender Bedeutung. In Einzelpraxen werden Termine häufig telefonisch von einer Sekretärin oder manchmal vom Arzt selbst vereinbart.
In beiden Fällen ist es wichtig, einen gut organisierten Kalender zu führen, um Überbuchungen oder Fehler zu vermeiden.

Ein wichtiger Aspekt ist die Dauer der Termine. Es ist entscheidend, die verschiedenen Besuchsarten zu identifizieren: Routineuntersuchung, Facharztbesuch oder Nachuntersuchung. Für jede Art sollte die durchschnittliche Dauer festgelegt werden: z. B. 30 Minuten für Routine, 60 Minuten für Facharztbesuche.

Manche Patienten vereinbaren Termine Monate im Voraus. Daher ist es unerlässlich, Erinnerungen per E-Mail oder SMS zu versenden. Softvision Agenda automatisiert diese Aufgabe.

Außerdem sollte der Arzt oder die Sekretärin für Änderungs- oder Stornierungsanfragen stets verfügbar sein, um eine flexible und zufriedenstellende Terminverwaltung zu gewährleisten.

Selbständige Terminbuchung durch Patienten

Mit Softvision Agenda können Termine von jedem Mitarbeiter über das Kontrollpanel eingetragen werden. Diese Methode wird typischerweise für telefonische Buchungen verwendet.

Zusätzlich können Patienten ihre Termine selbständig online buchen. Sie müssen sich lediglich auf einer speziellen Webseite anmelden (Buchungsportal), die Art des Termins, Datum und Uhrzeit auswählen. Das System zeigt automatisch nur verfügbare Zeiten an.
Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und kann in manchen Fällen die Notwendigkeit einer Sekretärin überflüssig machen.

Verwendung und Konfiguration von Softvision Agenda in einer Arztpraxis

Nach der Analyse der typischen Herausforderungen bei der Terminverwaltung sehen wir nun, wie Softvision Agenda in einer Praxis konfiguriert wird.

Festlegung der Praxiszeiten

Im Menü "Unternehmen" des Kontrollpanels (https://agapp.softvision.it) finden Sie nahezu alle Funktionen zur Konfiguration.
Zunächst legen Sie die Arbeitszeiten fest. Somit werden Termine nur während der Öffnungszeiten erlaubt.
Durch Klicken auf "Unternehmenszeiten" können Sie die Morgen- und Nachmittagszeiten festlegen. Beispiel: Montag, Mittwoch und Donnerstag vormittags (9-13 Uhr), Dienstag und Freitag nachmittags (14-18 Uhr).

Dienstleistungen und Ressourcen der Praxis

Der wichtigste Schritt ist die Definition der Behandlungsarten. Unter "Dienstleistungen" im Menü "Unternehmen" können Leistungen hinzugefügt oder bearbeitet werden. Beispiel: "Erstuntersuchung" (1 Stunde) und "Kontrolluntersuchung" (30 Minuten).
Geben Sie die verwendeten "Ressourcen" und beteiligten Mitarbeiter an. In einer Einzelpraxis mit einem Arzt und einem Raum verwenden Sie die Ressource "Behandlungsraum" und den Mitarbeiter "Dr. Rossi".
Die korrekte Angabe von Dauer und Ressourcen verhindert Terminüberschneidungen. Z. B., wenn die "Erstuntersuchung" um 9 Uhr (60 min) beginnt, sind keine weiteren Termine für die gleiche Ressource oder den gleichen Mitarbeiter vor 10 Uhr möglich.