Terminverwaltungssoftware für Apotheken

Terminverwaltung in einer Apotheke

Die Hauptaufgabe von Apotheken ist der Verkauf von Arzneimitteln und frei verkäuflichen Gesundheitsprodukten. In den letzten Jahren haben viele Apotheken jedoch ihr Dienstleistungsangebot erweitert.

Viele Apotheken bieten heute eine Vielzahl von Services für ihre Kunden an, zum Beispiel:

• Blutdruckmessung: Viele Apotheker können den Blutdruck ihrer Kunden messen.
• Cholesterin-Test: Einige Apotheken bieten Cholesterin-Tests zur Überwachung der Herzgesundheit an.
• Impfungen: Einige Apotheken können Impfungen gegen Krankheiten wie Grippe verabreichen.
• Gesundheitsberatung: Apotheker können Beratung zur Krankheitsprävention, Rauchstopp-Programme, Diabetes-Management und sexuelle Gesundheit anbieten.
• Screening-Dienste: Zum Beispiel Blutzuckermessung und Hämoglobin A1C-Tests zur Diabetes-Kontrolle.
• Psychische Gesundheitsdienste: Unterstützung und Beratung für Kunden mit psychischen Erkrankungen.
• Hautpflege-Dienste: Beratung und Bereitstellung von Hautpflegeprodukten.

Viele dieser Dienstleistungen erfordern eine vorherige Terminvereinbarung und dauern nur wenige Minuten.
Daher ist der Einsatz einer Terminplanungssoftware wie Softvision Agenda unerlässlich, um die Termine effizient über den Tag zu verteilen.

Selbstbuchung durch Kunden

Termine können von jedem Mitarbeiter der Apotheke im Kalender von Softvision Agenda über das Kontrollpanel der Software eingetragen werden. Diese Methode wird oft genutzt, wenn Kunden persönlich oder telefonisch Termine vereinbaren.

Bei einer hohen Anzahl von Terminen (z.B. Impfungen) kann es notwendig sein, Mitarbeiter fast ausschließlich für die manuelle Terminverwaltung einzusetzen.

Mit der Software können Kunden ihre Termine auch völlig selbstständig buchen, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.

Die Kunden greifen auf eine spezielle Webseite zu (Buchungsportal), wählen die gewünschte Leistung, das Datum und die Uhrzeit aus. Das System zeigt automatisch nur verfügbare Termine an.

Diese Funktion reduziert die Arbeitsbelastung in der Apotheke erheblich, automatisiert den Buchungsprozess vollständig und macht einen dedizierten Mitarbeiter für die Terminverwaltung überflüssig.

Verwendung und Konfiguration von Softvision Agenda in einer Apotheke

Die Einrichtung des automatischen Buchungssystems Softvision Agenda in einer Apotheke ist recht einfach. So geht’s:

Festlegung der Öffnungszeiten

Im Menü "Unternehmen" im Kontrollpanel der Software, erreichbar unter https://agapp.softvision.it, sind alle Konfigurationsfunktionen verfügbar.

Zuerst werden die Öffnungszeiten der Apotheke festgelegt. Das System erlaubt dann nur Buchungen innerhalb dieser Zeiten.

Über "Unternehmenszeiten" können die Morgen- und Nachmittagszeiten der gesamten Woche eingestellt werden. Im Beispiel akzeptiert das System Termine von 9 bis 13 Uhr und von 15 bis 20 Uhr, an allen Tagen außer Sonntag.

Definition der angebotenen Leistungen

In einer Apotheke können zahlreiche Leistungen oder Dienstleistungen angeboten werden.
Für eine effiziente Terminplanung ist es entscheidend, genau zu definieren, welche Leistungen angeboten werden, von wem sie durchgeführt werden und welche Ressourcen dafür benötigt werden.

Nachdem die Mitarbeiter (Ärzte, Impfpersonal etc.) definiert sind, werden die benötigten Ressourcen der Apotheke festgelegt, z.B. Räume oder Geräte, die für verschiedene Leistungen verwendet werden.

Danach werden alle verfügbaren Leistungen (Services) eingegeben, inklusive Name, Dauer, verwendete Ressourcen und zuständiger Mitarbeiter.

Ein und dieselbe Leistung kann von mehreren Mitarbeitern erbracht werden. In diesem Fall werden alle Mitarbeiter dem Service zugewiesen und die Option "Auswahl des Mitarbeiters erforderlich" aktiviert, sodass Kunden bei Online-Buchungen oder manuellen Eingaben den gewünschten Mitarbeiter auswählen können.