Système de gestion de rendez-vous en ligne pour cabinets médicaux

Gestion des rendez-vous dans un cabinet médical

Dans un cabinet médical, la gestion des rendez-vous est cruciale. Dans les cabinets individuels, les rendez-vous sont souvent pris par téléphone par une secrétaire ou, dans certains cas, par le médecin lui-même.
Dans tous les cas, il est important de maintenir un calendrier précis pour éviter les chevauchements ou erreurs pouvant déranger les patients.

Un aspect à prendre en compte est la durée des rendez-vous. Il est essentiel d’identifier les différents types de visites : consultation de routine, visite spécialisée ou suivi. Pour chaque type, déterminer la durée moyenne : par exemple, 30 minutes pour une consultation de routine, 1 heure pour une visite spécialisée.

Certains patients prennent rendez-vous plusieurs mois à l’avance. Il est donc indispensable d’envoyer des rappels par email ou SMS. Heureusement, cela est automatisé avec Softvision Agenda.

Enfin, le médecin ou la secrétaire doit être disponible pour répondre aux demandes de modification ou d’annulation des rendez-vous, garantissant une gestion flexible et satisfaisante.

Prise de rendez-vous autonome par les patients

Avec Softvision Agenda, les rendez-vous peuvent être ajoutés au calendrier par n’importe quel membre du personnel via le panneau de contrôle. Cette méthode est courante pour les réservations téléphoniques.

De plus, le logiciel moderne permet aux patients de réserver de manière autonome. Ils doivent simplement accéder à un site web (portail de réservation), sélectionner le type de visite, la date et l’heure. Le système affiche uniquement les créneaux disponibles.
Cela allège le travail administratif et, dans certains cas, peut même supprimer la nécessité d’une secrétaire.

Utilisation et configuration de Softvision Agenda dans un cabinet médical

Après avoir identifié les difficultés de gestion des rendez-vous, voyons comment configurer Softvision Agenda pour un cabinet médical.

Définition des horaires du cabinet

Dans le menu "Entreprise" du panneau de contrôle (https://agapp.softvision.it) sont disponibles presque toutes les fonctions de configuration.
La première étape consiste à définir les horaires de travail. Ainsi, le système permettra les rendez-vous uniquement pendant les heures d’ouverture.
En cliquant sur "Horaires Entreprise", vous pouvez définir les horaires du matin et de l’après-midi. Exemple : lundi, mercredi et jeudi matin (9-13), mardi et vendredi après-midi (14-18).

Services et ressources du cabinet médical

L’étape la plus importante est de définir les caractéristiques des visites. Dans "Services" du menu "Entreprise", on peut ajouter ou modifier des services. Exemple : "Première consultation" (1 heure) et "Visite de contrôle" (30 min).
Indiquez les "ressources" utilisées et le personnel impliqué. Dans un cabinet avec un seul médecin et une seule salle, la ressource est "Salle de consultation" et le personnel "Dr Rossi".
Une bonne définition des durées et ressources empêche le chevauchement des rendez-vous. Par exemple, si "Première consultation" est fixée à 9h (60 min), aucune autre réservation ne pourra être faite pour la même ressource ou personnel avant 10h.