Logiciel de gestion des rendez-vous pour centres esthétiques

Gestion des rendez-vous dans un centre esthétique

Un centre esthétique propose une large gamme de services à ses clients. Ces services peuvent varier selon le type de centre et sa spécialisation. Parmi les services les plus courants :

• Soins du visage : nettoyage, hydratation, exfoliation, lifting, peelings chimiques, microdermabrasion et massages du visage.
• Soins du corps : massages, anti-cellulite, tonification, amincissants, épilation, boue thérapeutique et soins des mains et des pieds.
• Soins capillaires : coupes, coiffures, coloration, soins capillaires, shampoings et après-shampoings adaptés à chaque type de cheveux.
• Épilation : cire, fil, laser, électrolyse et laser dépilation.
• Soins des ongles : manucure, pédicure, reconstruction des ongles, vernis semi-permanent et nail art.
• Esthétique avancée : micro-injections, fillers, Botox, laser-thérapie et cryothérapie.

Ces traitements ont des durées variées et nécessitent différents personnels, salles et équipements. Pour optimiser les rendez-vous et éviter les chevauchements ou l’utilisation simultanée d’équipements, il est essentiel d’utiliser un logiciel comme Softvision Agenda. Cela permet de remplir efficacement tous les créneaux sans gêner les clients.

Les clients réservent souvent des mois à l’avance. Pour éviter qu’ils oublient leurs rendez-vous, il est indispensable d’envoyer des rappels par e-mail ou SMS. Cette tâche est entièrement automatisée par Softvision Agenda.

Réservation autonome par les clients

Avec Softvision Agenda, le personnel peut ajouter des rendez-vous via le panneau de contrôle. Cette méthode est utilisée pour les réservations téléphoniques et peut nécessiter une secrétaire dédiée dans les centres moyens ou grands.

De plus, les clients peuvent réserver eux-mêmes via un site web dédié (portail de réservation), en choisissant le traitement, la date et l’heure. Le système affiche uniquement les créneaux disponibles, automatisant le processus et réduisant la charge du personnel.

Configuration de Softvision Agenda pour un centre esthétique

Voyons comment configurer Softvision Agenda pour un centre esthétique après avoir identifié les défis liés à la gestion des rendez-vous.

Définir les horaires d’ouverture du centre

Dans le menu "Entreprise" du panneau de contrôle sur https://agapp.softvision.it, vous pouvez configurer toutes les options du système.
La configuration principale est la définition des horaires pour que les réservations ne soient autorisées que lorsque le centre est ouvert.
Avec "Horaires de l’entreprise", vous pouvez définir les créneaux matin et après-midi. Dans cet exemple, le centre est ouvert de 9h à 19h tous les jours sauf le dimanche.

Ressources et services offerts par le centre esthétique

L’étape suivante consiste à définir les traitements proposés. Dans "Services" du menu "Entreprise", vous pouvez ajouter ou modifier les services.

Créez chaque service avec sa durée (ex : manucure, soin du visage, épilation). Assignez le personnel et les ressources nécessaires selon la taille du centre. Deux scénarios :

• Centre pour un client à la fois : créez une seule ressource (“Poste”) avec quantité “1” pour tous les services.
• Centre multi-postes : assignez un membre du personnel à chaque poste, créez une ressource pour chaque poste, et assignez toutes les ressources à chaque service avec sélection manuelle activée. Les clients peuvent choisir leur personnel préféré lors de la réservation en ligne.

Si un membre du personnel travaille sur plusieurs postes simultanément, configurez sa “capacité” et assignez-le à tous les services.