Système de gestion des rendez-vous pour dentistes

La gestion des rendez-vous dans un cabinet dentaire

Les principales activités d'un cabinet dentaire comprennent une large gamme de services dentaires concernant les soins et la santé des dents, de la bouche et de la cavité buccale. Voici quelques-unes des principales prestations fournies dans un cabinet dentaire :

• Nettoyage et hygiène dentaire : Services réguliers pour éliminer la plaque, le tartre et les taches sur les dents.
• Obturation dentaire : Services pour réparer les caries ou les dents endommagées.
• Extraction dentaire : Lorsqu'une dent est gravement endommagée ou infectée et ne peut être réparée, une extraction peut être nécessaire.
• Traitement de canal : Nécessaire en cas d'infection ou de dommage au nerf d'une dent.
• Prothèses dentaires : Services pour remplacer les dents manquantes.
• Traitements orthodontiques : Services pour corriger l’alignement des dents et des mâchoires.
• Soins préventifs : Promotion de la santé bucco-dentaire et prévention des maladies dentaires.
• Chirurgie buccale : Dans certains cas, des interventions chirurgicales telles que les implants dentaires peuvent être nécessaires.

Toutes ces prestations nécessitent généralement une réservation préalable.

La gestion des rendez-vous est cruciale pour garantir un flux de travail efficace et une bonne expérience pour les patients. Un système automatisé bien organisé simplifie considérablement la planification et réduit le risque d’erreurs ou de chevauchements.
Les aspects les plus importants de la gestion des rendez-vous :

• Système de réservation : Les patients peuvent prendre rendez-vous par téléphone, en ligne ou les deux, afin de simplifier le processus et minimiser les erreurs.
• Calendrier des rendez-vous : Le personnel suit toutes les réservations dans un calendrier à jour pour éviter les conflits. Le personnel peut programmer, modifier ou annuler les rendez-vous.
• Gestion du temps : Considérer la durée nécessaire pour chaque traitement pour éviter les retards ou les surcharges.
• Confirmation des rendez-vous : Envoyer des rappels par appel, SMS, email ou système automatisé.
• Optimisation de l’agenda : Prendre en compte la capacité du cabinet et la disponibilité du personnel. Planifier les rendez-vous consécutifs pour optimiser les ressources et gérer les urgences efficacement.

Tous ces besoins sont parfaitement remplis par un logiciel de gestion de rendez-vous comme Softvision Agenda.

Utilisation et configuration de Softvision Agenda dans un cabinet dentaire

La configuration du système de réservation automatique Softvision Agenda dans un cabinet dentaire est complexe en raison du grand nombre de prestations. Voici comment procéder :

Définition des horaires du cabinet dentaire

Dans le menu "Entreprise" du panneau de contrôle du logiciel (https://agapp.softvision.it), toutes les fonctions de configuration du système de gestion des rendez-vous sont disponibles.
La première étape consiste à définir les horaires d’ouverture afin que le système accepte uniquement les rendez-vous pendant ces heures.
En cliquant sur "Horaires Entreprise", vous pouvez indiquer les heures du matin et de l’après-midi pour toute la semaine. Dans cet exemple, les rendez-vous sont acceptés de 9h à 13h et de 15h à 20h, tous les jours sauf le dimanche.

Définition des prestations dentaires offertes

Dans un cabinet dentaire, un grand nombre de prestations ou de visites peuvent être fournies.
Pour organiser correctement l’agenda, il est essentiel de définir avec précision quelles prestations sont fournies, par qui, et quelles ressources sont utilisées.

Après avoir indiqué les opérateurs (dentistes, hygiénistes, etc.), l’étape suivante consiste à définir toutes les ressources nécessaires dans le cabinet. Cela inclut les salles de traitement, équipements, etc.

Enfin, toutes les prestations (Services) proposées doivent être saisies. Pour chaque prestation, indiquez le nom, la durée, les ressources utilisées (salle par exemple) et le dentiste (membre du personnel) effectuant la prestation.