Sistema di gestione appuntamenti per Dentisti

La gestione degli appuntamenti in uno studio dentistico

Le principali attività di uno studio dentistico includono una vasta gamma di servizi dentali che riguardano la cura e la salute dei denti, della bocca e del cavo orale. Ecco alcune delle principali attività svolte in uno studio dentistico:

• Pulizia e igiene dentale: Lo studio dentistico offre servizi di pulizia e igiene dentale regolari per rimuovere la placca, il tartaro e le macchie dai denti.
• Riempimenti dentali: In caso di carie o lesioni ai denti, lo studio dentistico offre servizi di otturazione o riempimento dentale.
• Estrazioni dentali: Quando un dente è gravemente danneggiato o infetto e non può essere riparato, potrebbe essere necessaria un'estrazione dentale.
• Trattamenti canalari: In caso di infezioni o danni al nervo all'interno di un dente, può essere necessario un trattamento canalare.
• Protesi dentali: Gli studi dentistici offrono servizi di protesi dentali per sostituire i denti mancanti.
• Trattamenti ortodontici: Gli studi dentistici offrono anche servizi ortodontici per correggere problemi di allineamento dei denti e delle mascelle.
• Cure preventive: Uno studio dentistico si impegna nella promozione della salute orale e nella prevenzione delle malattie dentali.
• Chirurgia orale: In alcuni casi, potrebbe essere necessario eseguire interventi chirurgici orali, come l'impianto di denti artificial etc...

Tutte le precedenti prestazioni richiedono necessariamente necessariamente una prenotazione spesso con largo anticipo.

La gestione delle prenotazioni in uno studio dentistico è un elemento cruciale per garantire un flusso di lavoro efficiente e una buona esperienza per i pazienti. Un sistema di prenotazione ben organizzato e automatizzato può semplificare notevolmente il processo di pianificazione degli appuntamenti e ridurre il rischio di errori o sovrapposizioni.
Gli aspetti più importanti della gestione delle prenotazioni in uno studio dentistico:

• Sistema di prenotazione: Uno studio dentistico può utilizzare un sistema di prenotazione che consente ai pazienti di prenotare appuntamenti in modo conveniente. Questo sistema può essere basato su appuntamenti telefonici, prenotazioni online o una combinazione dei due. L'obiettivo è semplificare il processo di prenotazione e ridurre gli errori o sovrapposizioni di appuntamenti.
• Calendario degli appuntamenti: Il personale dello studio dentistico gestisce un calendario degli appuntamenti che tiene traccia di tutte le prenotazioni. Questo calendario deve essere organizzato e aggiornato regolarmente per evitare sovrapposizioni o conflitti di orario. Il personale può avere accesso al calendario per programmare, modificare o cancellare gli appuntamenti in base alle necessità dei pazienti.
• Gestione dei tempi: Nella gestione delle prenotazioni, è importante considerare il tempo necessario per ogni tipo di trattamento dentale. Questo può includere il tempo per la pulizia dei denti, otturazioni, estrazioni, trattamenti canalari o altri interventi. Il personale dello studio dentistico deve pianificare in modo adeguato i tempi degli appuntamenti per evitare ritardi o sovraccarichi.
• Conferma degli appuntamenti: Prima della data dell'appuntamento, lo studio dentistico può inviare conferme agli utenti per ricordare loro l'appuntamento e confermare la loro presenza. Questo può avvenire tramite telefonate, messaggi di testo, e-mail o anche attraverso un sistema automatizzato di conferma degli appuntamenti.
• Ottimizzazione dell'agenda: La gestione delle prenotazioni deve tenere conto della capacità di trattamento dello studio (Riserse) e della disponibilità del personale (membri dello staff). L'agenda deve essere ottimizzata per garantire un flusso di lavoro efficiente e minimizzare il tempo di inattività. Ciò può includere la pianificazione di appuntamenti consecutivi per ottimizzare l'uso delle risorse e la gestione delle emergenze o dei casi urgenti.

Tutti i precedenti requisiti sono egregiamente assolti da un Software di gestione degli appuntamenti come Softvision Agenda.

Utilizzo e configurazione di Softvision Agenda in uno studio dentistio

La configurazione del sistema di prenotazione automatico Softvision Agenda nel caso dello studio odontoiatra è piuttosto articolata a causa dell'alto numero di prestazioni offerte. Vediamo come procedere:

Definizione degli orari dello studio dentistico

Nel menù "Azienda" del pannello di controllo del software, raggiungile all’indirizzo https://agapp.softvision.it , sono presenti tutte le funzioni di configurazione del sistema i gestione degli appuntamenti.
La prima operazione da effettuare è quella di definizione degli orari di apertura dello studio. In questo modo il sistema consentirà le prenotazioni esclusivamente negli orari in cui lo studio accetta appuntamenti.
Cliccando su "Orari Azienda" potremo indicare gli orari mattutini e pomeridiani di tutta la settimana. Nel seguente esempio il sistema accetterà appuntamenti dalle 9 alle 13 e dalle 15 alle 20, tutti i giorni tranne la domenica.

Definizione delle prestazioni odontoiatriche offerte dallo studio

All'interno di uno studio dentistico possono essere fornite un gran numero di prestazioni o visite (servizi).
Per poter organizzare correttamente l'agenda dello studio è di vitale importanza definire con precisione quali sono le prestazioni erogate, da chi vengono erogate e quali risorse impiegano.

Dopo aver indicato gli operatori (dentisti, igenisti etc.) che lavorano nello studio il passo successivo è quello definite tutte le risorse presenti nello studio necessarie allo svolgimento delle prestazioni. Tra le risorse rientrano ad esempio le vaie stanze dove vengono effettuate le prestazioni, eventuali macchinari che possono essere utilizzati in diverse stanze, etc.

L'ultima fase è quella del caricamento di tutte le tipologie di prestazioni (Servizi) che lo studio è in grado di erogare.
Per ognuna di queste andrà indicato il nome, la durata, le risorse impiegate (ad esempio la stanza in cui viene svolta la visita) ed il dentista (membro dello staff) che effettua la prestazione.