Terminverwaltungssoftware für Kosmetikzentren

Terminverwaltung in einem Kosmetikzentrum

Ein Kosmetikzentrum bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen für seine Kunden an. Diese können je nach Zentrum und Spezialisierung variieren. Zu den häufigsten Leistungen gehören:

• Gesichtsbehandlungen: Reinigung, Hydratation, Peeling, Lifting, chemische Peelings, Mikrodermabrasion und Gesichtsmassagen.
• Körperbehandlungen: Massagen, Anti-Cellulite, Straffung, Schlankheitsbehandlungen, Haarentfernung, Fangotherapie und Hand- & Fußpflege.
• Haarbehandlungen: Haarschnitte, Frisuren, Färbung, Haarpflege, Shampoos und Conditioner für verschiedene Haartypen.
• Haarentfernung: Wachs, Faden, Laser, Elektrolyse.
• Nagelpflege: Maniküre, Pediküre, Nagelaufbau, Semi-Permanent-Lack und Nail Art.
• Fortgeschrittene ästhetische Behandlungen: Mikroinjektionen, Filler, Botox, Lasertherapie und Kryotherapie.

Diese Behandlungen unterscheiden sich in Dauer und benötigtem Personal, Räumen und Geräten. Um Überschneidungen oder gleichzeitige Nutzung von Geräten zu vermeiden, ist eine Terminverwaltungssoftware wie Softvision Agenda unerlässlich. Sie sorgt für eine optimale Auslastung ohne Beeinträchtigung der Kunden.

Kunden buchen oft Monate im Voraus. Um sicherzustellen, dass sie ihre Termine nicht vergessen, ist es wichtig, Erinnerungen per E-Mail oder SMS zu senden. Dies wird vollständig automatisiert von Softvision Agenda erledigt.

Selbstständige Terminbuchung durch Kunden

Mit Softvision Agenda kann das Personal Termine über das Kontrollpanel eintragen. Diese Methode wird üblicherweise für telefonische Buchungen genutzt und kann in mittelgroßen bis großen Zentren eine dedizierte Sekretärin erfordern.

Zusätzlich können Kunden Termine selbst über eine spezielle Website buchen (Buchungsportal), wobei sie Behandlung, Datum und Uhrzeit auswählen. Das System zeigt nur verfügbare Slots an, automatisiert den Prozess und reduziert die Arbeitsbelastung des Personals.

Konfiguration von Softvision Agenda für ein Kosmetikzentrum

Sehen wir uns an, wie man Softvision Agenda für ein Kosmetikzentrum konfiguriert, nachdem die typischen Herausforderungen der Terminverwaltung erkannt wurden.

Öffnungszeiten des Zentrums definieren

Im Menü "Unternehmen" im Kontrollpanel auf https://agapp.softvision.it können alle Systemeinstellungen vorgenommen werden.
Die wichtigste Einstellung ist die Definition der Arbeitszeiten, damit Termine nur während der Öffnungszeiten gebucht werden können.
Mit "Unternehmenszeiten" können Sie die Vormittags- und Nachmittagszeiten einstellen. In diesem Beispiel ist das Kosmetikzentrum täglich von 9:00 bis 19:00 Uhr geöffnet, außer sonntags.

Ressourcen und angebotene Dienstleistungen im Kosmetikzentrum

Als nächstes werden die angebotenen Behandlungen definiert. Im Menüpunkt "Dienstleistungen" unter "Unternehmen" können Services hinzugefügt oder bearbeitet werden.

Erstellen Sie jeden Service mit seiner Dauer (z.B. Maniküre, Gesichtsbehandlung, Haarentfernung). Ordnen Sie Personal und Ressourcen je nach Größe des Zentrums zu. Zwei Szenarien:

• Einzelkunden-Zentrum: eine Ressource (“Station”) mit Menge “1” für alle Services erstellen.
• Mehrstationen-Zentrum: einem Mitarbeiter eine Station zuweisen, für jede Station eine Ressource erstellen, alle Ressourcen allen Services zuweisen und manuelle Auswahl aktivieren. Kunden können bei der Online-Buchung den bevorzugten Mitarbeiter auswählen.

Wenn ein Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Stationen arbeitet, konfigurieren Sie seine “Kapazität” und weisen ihn allen Services zu.