Sistema de gestión de citas online para consultorios médicos

Gestión de citas en un consultorio médico

En un consultorio médico, la gestión de citas es crucial. En consultorios individuales, las citas suelen realizarse por teléfono con una secretaria o, en algunos casos, con el propio médico. En ambos casos, es importante mantener un calendario organizado para evitar superposiciones o errores que generen inconvenientes a los pacientes.

Un aspecto importante es la duración de las citas. Identifica los diferentes tipos de visitas: revisión rutinaria, visita especializada o seguimiento. Para cada tipo, determina la duración promedio: por ejemplo, 30 minutos para revisión rutinaria, 1 hora para visita especializada.

Algunos pacientes reservan con meses de anticipación. Es esencial enviar recordatorios por correo electrónico o SMS. Afortunadamente, esto se automatiza con Softvision Agenda.

Finalmente, el médico o la secretaria debe estar disponible para responder cambios o cancelaciones, asegurando un manejo flexible y satisfactorio de las citas.

Autopréstamo de citas por parte de los pacientes

Con Softvision Agenda, las citas pueden ser agregadas al calendario por cualquier miembro del personal mediante el panel de control. Este método se usa comúnmente para reservas telefónicas con secretaria.

Además, el software moderno permite que los pacientes reserven de manera autónoma. Solo deben acceder a un sitio web (portal de reservas), seleccionar tipo de visita, fecha y hora. El sistema muestra solo los horarios disponibles.
Esto reduce el trabajo administrativo y, en algunos casos, puede incluso eliminar la necesidad de una secretaria.

Uso y configuración de Softvision Agenda en un consultorio médico

Después de conocer los desafíos de la gestión de citas, veamos cómo configurar Softvision Agenda para su uso en un consultorio médico.

Definición del horario del consultorio

En el menú "Empresa" del panel de control (https://agapp.softvision.it) están disponibles todas las funciones de configuración del sistema.
Primero, define las horas de trabajo para permitir citas solo cuando el consultorio está abierto.
Al hacer clic en "Horario de la Empresa", se configuran las horas de mañana y tarde. Ejemplo: lunes, miércoles y jueves por la mañana (9-13), martes y viernes por la tarde (14-18).

Servicios y recursos del consultorio médico

Lo más importante es definir las características de las visitas. En "Servicios" del menú "Empresa" se pueden agregar o modificar servicios. Ejemplo: "Primera visita" (1 hora) y "Visita de control" (30 min).
Indicar las "recursos" utilizadas y el personal involucrado. En un consultorio con un solo médico y una sala, el recurso es "Sala de consultas" y el personal "Dr. Rossi".
Indicar correctamente la duración y recursos evita superposición de citas. Por ejemplo, si se agenda "Primera visita" a las 9 am (60 min), el sistema no permitirá otra cita para el mismo recurso o personal hasta las 10 am.