Sistema de gestión de citas para Farmacias

Gestión de citas en una Farmacia

La actividad principal de las farmacias es la venta de medicamentos y productos parafarmacéuticos. Sin embargo, en los últimos años se ha producido una importante ampliación de los servicios ofrecidos dentro de las farmacias.

Hoy en día, muchas farmacias ofrecen una amplia gama de servicios a sus clientes, como por ejemplo:

• Medición de la presión arterial: muchos farmacéuticos pueden medir la presión sanguínea de los clientes.
• Pruebas de colesterol: algunas farmacias ofrecen pruebas de colesterol para ayudar a controlar la salud cardiovascular.
• Administración de vacunas: algunas farmacias pueden administrar vacunas para prevenir enfermedades como la gripe.
• Asesoramiento sanitario: los farmacéuticos pueden ofrecer asesoramiento sobre prevención de enfermedades, programas para dejar de fumar, control de la diabetes y salud sexual.
• Servicios de cribado: como la medición de glucosa en sangre y niveles de hemoglobina A1C.
• Servicios de salud mental: apoyo y orientación para pacientes con trastornos mentales.
• Servicios de cuidado de la piel: asesoramiento dermatológico y distribución de productos específicos.

Muchos de estos servicios requieren obligatoriamente una cita previa y tienen una duración de pocos minutos.
Por este motivo, es indispensable utilizar un sistema de planificación de citas como Softvision Agenda, capaz de distribuir las citas a lo largo del día aprovechando de forma eficiente todos los intervalos disponibles.

Reserva autónoma por parte de los clientes

Las citas pueden ser introducidas en el calendario de Softvision Agenda por cualquier empleado de la farmacia a través del panel de control de la aplicación. Este método se utiliza normalmente cuando los clientes acuden personalmente a la farmacia o realizan una llamada telefónica.

Cuando el número de citas es elevado (por ejemplo, en campañas de vacunación), resulta evidente la necesidad de destinar personal casi exclusivamente a la gestión manual de las reservas.

Utilizando un software de planificación de citas, es posible ofrecer a los clientes la posibilidad de reservar sus citas de forma totalmente autónoma, sin intervención de un operador.

Los clientes solo deberán acceder a un sitio web específico (portal de reservas), seleccionar el tipo de servicio, el día y la hora deseados. El sistema mostrará automáticamente únicamente las fechas y horarios disponibles.

Esta funcionalidad reduce considerablemente la carga de trabajo del personal de la farmacia, automatizando por completo el proceso de reserva y eliminando la necesidad de un empleado dedicado exclusivamente a esta tarea.

Uso y configuración de Softvision Agenda en una farmacia

La configuración del sistema de reservas automáticas Softvision Agenda en una farmacia es bastante sencilla. Veamos cómo proceder.

Definición del horario de la farmacia

En el menú "Empresa" del panel de control del software, accesible desde https://agapp.softvision.it, se encuentran todas las funciones de configuración del sistema.

El primer paso consiste en definir los horarios de apertura de la farmacia. De este modo, el sistema permitirá reservas únicamente durante los horarios establecidos.

Al hacer clic en "Horarios de la Empresa" se podrán indicar los horarios de mañana y tarde de toda la semana. En el siguiente ejemplo, el sistema acepta citas de 9 a 13 y de 15 a 20, todos los días excepto los domingos.

Definición de los servicios ofrecidos por la farmacia

En una farmacia pueden ofrecerse numerosos servicios o prestaciones.
Para organizar correctamente la agenda es fundamental definir con precisión qué servicios se prestan, quién los realiza y qué recursos utilizan.

Tras definir los operadores (médicos, vacunadores, etc.), el siguiente paso consiste en definir todos los recursos disponibles en la farmacia, como salas, equipos o dispositivos utilizados para las prestaciones.

La última fase es la carga de todos los tipos de servicios (Servicios) que la farmacia puede ofrecer, indicando para cada uno: nombre, duración, recursos utilizados y profesional responsable.

Es frecuente que un mismo servicio pueda ser realizado por varios profesionales. En ese caso, se podrán asociar todos ellos al servicio y habilitar la opción "Solicitar selección del miembro del personal", permitiendo al cliente elegir con quién realizar la cita, tanto en reservas online como en inserciones manuales.