Software per la gestione appuntamenti per Centri Estetici

La gestione degli appuntamenti all'interno di un Centro Estetico

Un Centro Estetico offre una moltitudine di servizi ai propri clienti. Tali servizi possono variare in base alla tipologia di centro e alla sua specializzazione. Tuttavia, di seguito sono elencati alcuni dei servizi più comuni offerti da un centro estetico:

• Trattamenti per il viso: tra cui pulizia del viso, idratazione, esfoliazione, lifting, peeling chimici, microdermoabrasione e massaggi del viso.
• Trattamenti per il corpo: tra cui massaggi, trattamenti anticellulite, tonificanti, riducenti, snellenti, depilazione, fangoterapia e trattamenti di bellezza per le mani e i piedi.
• Trattamenti per capelli: tra cui tagli, acconciature, colorazione, trattamenti per la cura dei capelli, shampoo e balsami specifici per il tipo di capello.
• Trattamenti per la depilazione: che comprendono la depilazione con ceretta, depilazione con filo, depilazione laser, depilazione elettrica e depilazione con laser.
• Trattamenti per le unghie: che includono manicure, pedicure, ricostruzione unghie, smalto semipermanente e nail art.
• Trattamenti di estetica avanzata: che possono includere microiniezioni, filler, botox, laser terapia e crioterapia.

Le precedenti prestazioni hanno sicuramente una durata molto differente tra loro ed utilizzano personale, stanze e macchinari differenti.
Per ottimizzare al meglio gli orari degli appuntamenti evitando sovrapposizioni ed utilizzi simultanei di apparecchiature utilizzate in diversi trattamenti è indispensabile utilizzare un software di gestione appuntamenti come Softvision Agenda. Solo in questo modo sarà possibile occupare al meglio tutti gli orari degli spazi degli appuntamenti senza creare disagi ai propri clienti.

Spesso i clienti prendono appuntamenti anche con mesi di anticipo, di conseguenza, per assicurarsi che i pazienti non dimentichino gli appuntamenti, è assolutamente indispensabile inviare loro un promemoria tramite email o SMS. Questo gravoso compito è svolto in maniera del tutto automatica da un sistema di gestione degli appuntamenti come Softvision Agenda.

Prenotazione in autonomia da parte dei clienti del centro

Utilizzando il software di pianficazione Softvision Agenda, gli appuntamenti possono essere inseriti all’interno del calendario delle prenotazioni da un qualsiasi membro dello staff attraverso il pannello di controllo del software. Questo tipo di approccio viene generalmente utilizzato quando i clienti contattano telefonicamente il centro per fissare degli appuntamenti e, nel caso di centri medio-grandi, può addirittura richiedere l’impiego di una segretaria dedicata a questo compito.

Grazie ad un software di gestione appuntamenti è possibile, in aggiunta al precedente metodo, fornire ai propri clienti la possibilità di fissare i propri appuntamenti in completa autonomia. Non dovranno far altro che collegarsi ad un apposito sito web (portale delle prenotazioni), indicare il tipo di trattamento da prenotare, il giorno e l’ora in cui desiderano l’appuntamento. Il sistema proporrà in automatico solo le date e gli orari disponibili.
Risulta assolutamente ovvio come questa possibilità alleggerisca moltissimo il lavoro all’interno di un centro estetico, automatizzando completamente il processo di prenotazione e permettendo di fare a meno di un membro del personale addetto alle prenotazioni.

Configurazione di Softvision Agenda per l'utilizzo in un Centro Estetico

Dopo aver visto a quali problematiche si va incontro nella gestione degli appuntamenti di uno centro estetico, vediamo come configurare il sistema "Softvision Agenda" per l’utilizzo in un ambulatorio.

Definizione degli orari di apertura del Centro

Nel menù "Azienda" del pannello di controllo del software, raggiungile all’indirizzo https://agapp.softvision.it , sono presenti tutte le funzioni di configurazione del sistema.
La impostazione da effettuare è senza dubbio la definizione degli orari di lavoro. In questo modo il sistema consentirà le prenotazioni esclusivamente negli orari in cui il centro estetico è aperto.
Cliccando su "Orari Azienda" potremo indicare gli orari mattutini e pomeridiani di tutta la settimana. Nel seguente esempio il centro estetico è stato configurato per accettare prenotazioni tutti i giorni dalle 9 alle 19 tranne la domenica.

Risorse e Servizi offerti dal Centro Estetico

Il passo successivo nella configurazione del sistema di prenotazione è quello di definire le caratteristiche dei trattamenti offerti dal centro estetico. Dalla voce "Servizi" del menù "Azienda" possiamo aggiungere o modificare i servizi (trattamenti).

Andranno creati i vari servizi con le rispettive durate, ad esempio: Manicure, Pulizia viso, Depilazione, etc...
Per ognuno dei servizi è di fondamentale importanza impostare correttamente i membri dello staff e le risorse necessarie allo svolgimenti dei trattamenti.
La scelta dovrà essere effettuata in base alle dimensioni del centro estetico. Distinguiamo due casi:

• Centro estetico in grado di gestire un solo cliente la volta.
  E’ la situazione più semplice, andrà creata una sola risorsa (ad esempio “Postazione”) con molteplicità “1” che andrà assegnata ad ogni servizio.
  
• Centro estetico con più postazioni di lavoro ognuna con un proprio addetto.
  In questo caso il centro può gestire tanti clienti quante sono le postazioni di lavoro (es. stanze) ad ognuna delle quali lavora un membro del personale.
  Sarà necessario creare una risorsa per ogni postazione (“postazione Marco”, “postazione Giulia” etc..).
  Ad ogni servizio andranno poi assegnate Tutte le precedenti risorse ed andrà poi abilitato il flag “selezione manuale della risorsa”. In questo, modo durante la prenotazione online, i clienti potranno indicare anche l’addetto di loro gradimento.

Esistono anche casi in cui un singolo membro dello staff può lavorare su più postazioni simultaneamente. Una situazione di questo tipo andrà gestita configurando il membro dello staff con una “capacità” maggiore di 1 ed assegnandolo a tutti i servizi.