Sistema di pianificazione appuntamenti per un Poliambulatorio

Come gestire gli appuntamenti in un poliambulatorio

In un poliambulatorio vengono offerti servizi di assistenza sanitaria ambulatoriale, ovvero servizi medici che non richiedono l'ospedalizzazione del paziente.

Un poliambulatorio è generalmente specializzato in molte aree mediche come ad esempio la cardiologia, la ginecologia, la dermatologia, l’odontoiatria, l’ortopedia e così via.

Ci sono molti vantaggi associati ad un poliambulatorio: maggiore accessibilità ai servizi medici, molteplici opzioni di specializzazione in un’unica struttura, riduzione dei costi sanitari, riduzione dei tempi di attesa delle visite.

Generalmente un poliambulatorio concentra in un unica struttura un elevato numero di medici preposti alle visite con un conseguente elevato numero di visite da gestire giornalmente.

Per questa ragione l’utilizzo di un sistema di gestione degli appuntamenti come Softvision Agenda è assolutamente indispensabile.

Prenotazione online degli appuntamenti nei poliambulatori

In un poliambulatorio è necessario gestire gli appuntamenti di diversi medici che utilizzano un certo numero di risorse del'centro medico come ad esempio stanze, macchinari per la diagnostica etc.

I gli appuntamenti molto spesso vengono presi dai pazienti per via telefonica contattando la segreteria del poliambulatorio che, utilizzando il pannello di controllo dell'applicativo Softvision Agenda, procede all'inserimento del appuntamenti per i vari medici nei rispettivi calendari delle prenotazioni.

Un modo molto più efficente di raccogliere le prenotazioni, utilizzabile anche in aggiunta al precedente metodo, è quello di dare la possibilità ai pazienti del poliambulatorio di prenotare i propri appuntamenti in completa autonomia. I paziendi dovranno semplicemente collegarsi ad un apposito sito web (portale delle prenotazioni), indicare il tipo di visita da prenotare, il medico prescelto, il giorno e l’ora in cui desiderano l’appuntamento. Il sito web proporrà in automatico solo le date e gli orari disponibili per la particolare scelta effettuata.

E' assolutamente evidente come questo tipo di approccio al procresso di prenotazione alleggerisca moltissimo il carico di lavoro per la segretaria del poliambulatorio, fornendo al tempo stesso un servizio di prenotazione ai pazienti più rapido ed efficente.

Utilizzo di Softvision Agenda in Poliambultatorio medico

Dopo aver visto a quali problematiche si va incontro nella gestione degli appuntamenti di uno studio medico, vediamo come configurare il sistema "Softvision Agenda" per l’utilizzo in un ambulatorio.

Definizione degli orari del centro medico

La prima operazione da compiere quando si configura un software di gestione delle prenotazioni è quello di indicare in quali orari ed in quali giorni il centro medico può offrire le proprie prestazioni.

Dal pannello di controllo dell’applicativo, raggiungile all’indirizzo https://agapp.softvision.it , nel menù "Azienda", sono presenti le principali funzioni di configurazione del sistema.

Cliccando su "Orari Azienda" potremo indicare gli orari mattutini e pomeridiani di tutta la settimana. Generalmente un poliambulatorio è aperto tutti i giorni della settimana, tranne la domenica, dal mattino alla sera così come riportato nell’esempio di fianco.

Chiaramente gli orari indicati nell’esempio si riferiscono al centro medico nel suo complesso ma è molto probabile che i vari medici che effettuano le visite abbiano degli orari diversi (più ristretti) rispetti a quelli del poliambulatorio. Per questo motivo oltre alla precedente configurazione sarà necessario indicare anche gli orari di disponibilità di ogni medico del poliambulatorio. Questa operazione va effettuata tramite le schede di ogni singolo medico (Membro dello staff).

Inserimento dei Medici del poliambulatorio

Softvision Agenda è un software di pianificazione degli appuntamenti multicalendario. Questo significa che ogni medico che offre le sue prestazioni nel centro medico può avere un suo calendario all'interno del quale compaiono solo gli appuntamenti che lo riguardano.

Per configurare il sistema in un ambito di questo tipo è necessario inserire, tramite la funzione "Membri dello staff" del menù "Azienda", i dati di tutti i medici (nome, cognome, email, password). Così facendo ogni medico del poliambulatorio avrà un suo account di accesso al pannello di controllo e potrà visionare gli appuntamenti del proprio calendario ed eventualmente inserirne di nuovi o effettuare spostamenti e cancellazioni.
E' importante che membri dello staff (medici) inseriti siano di tipo "Operatore". In questo modo i medici avranno accesso solo ai propri appuntamenti senza possibilità di visualizzare o modificare gli appuntamenti degli altri medici (facoltà concessa solo alla segretario o all'amministratore del sistema)

Definizione delle prestazioni offerte nel centro medico

All'interno di un poliambulatorio possono essere fornite un gran numero di prestazioni o visite (servizi).
Per poter organizzare correttamente l'agenda del centro è di vitale importanza definire con precisione quali sono le visite erogate, da chi vengono erogate e quali risorse impiegano.

Dopo aver indicato i medici che lavorano nel poliambulatorio il passo successivo è quello definite tutte le risorse presenti nel centro necessarie allo svolgimento delle prestazioni. Tra le risorse rientrano ad esempio le vaie stanze dove vengono effettuate le visite, eventuali macchinari che possono essere utilizzati in diverse stanze, etc.

L'ultima fase è quella del caricamento di tutte le tipologie di visite (Servizi) che il centro effettua.
Per ognuna di queste andrà indicato il nome, la durata, le risorse impiegate (ad esempio la stanza in cui viene svolta la visita) ed il medico (membro dello staff) che effettua la visita.
Spesso accade che una stessa tipologia di visita possa essere effettuata da diversi medici. Si pensi ad esempio al servizio "Visita Cardiologia" nel caso in cui il centro disponga di tre diversi cardiologi. In questo caso nel servizio in questione andranno indicati tutti e tre i cardiologi e nel servizio andrà abilitato il flag "Richiedi la selezione del membro dello staff". In questo modo quando il paziente effettuerà la prenotazione online, oltre al tipo di visita potrà scegliere anche il medico con cui effettuarla.
Discorso analogo se la prenotazione viene inserita manualmente da un operatore.