Sistema di gestione appuntamenti online Studi Medici

La gestione degli appuntamenti in uno studio medico

In un ambulatorio medico la gestione delle prenotazioni è un compito di importanza vitale. Negli studi medici singolo molto spesso gli appuntamenti vengono presi telefonicamente da una segretaria o in alcuni casi dal medico stesso.
In entrambi i casi è importante che nello studio medico venga mantenuto un calendario ben organizzato e preciso per evitare sovrapposizioni o prenotazioni errate con conseguente disagio per i pazienti.

Un aspetto da tenere ben presente nell’organizzazione di un agenda è quello relativo alla durata degli appuntamenti. E’ fondamentale identificare le diverse tipologie di visite offerte dall’ambulatorio medico. Ad esempio, potrebbe esserci una visita di routine, una visita specialistica o una visita di follow-up. Per ogni tipologia di visita, è importante stabilire la durata media necessaria. Ad esempio, una visita di routine potrebbe richiedere 30 minuti, mentre una visita specialistica potrebbe richiedere un'ora.

Alcuni pazienti prendono appuntamenti anche con mesi di anticipo, di conseguenza, per assicurarsi che i pazienti non dimentichino gli appuntamenti, è assolutamente indispensabile inviare loro un promemoria tramite email o SMS. Fortunatamente questo gravoso compito è svolto automaticamente da un sistema di gestione degli appuntamenti come Softvision Agenda.

Infine, il medico (o la segretaria), dovrebbe essere sempre disponibile per rispondere alle eventuali richieste di modifica o cancellazione degli appuntamenti da parte dei pazienti, per garantire una gestione degli appuntamenti flessibile e soddisfacente per tutti.

Prenotazione in autonomia da parte dei pazienti

Utilizzando l’applicativo Softvision Agenda gli appuntamenti possono essere inseriti all’interno del calendario delle prenotazioni da un qualsiasi membro dello staff attraverso il pannello di controllo dell’applicativo. Questo tipo di approccio viene generalmente utilizzato quando i pazienti telefonano in studio per fissare degli appuntamenti e richiede l’impiego di una segretaria.

Con un moderno software di pianificazione degli appuntamenti è possibile, in aggiunta al precedente metodo, fornire ai pazienti dello studio la possibilità di prenotare i propri appuntamenti in completa autonomia. Non dovranno far altro che collegarsi ad un apposito sito web (portale delle prenotazioni), indicare il tipo di visita da prenotare, il giorno e l’ora in cui desiderano l’appuntamento. Il sistema proporrà in automatico solo le date e gli orari disponibili.
Risulta assolutamente ovvio come questa possibilità alleggerisca moltissimo il lavoro all’interno di un ambulatorio, automatizzando completamente il processo di prenotazione e permettendo addirittura, in alcuni casi, di fare a meno di una segretaria.

Utilizzo e configurazione di Softvision Agenda in un ambulatorio medico

Dopo aver visto a quali problematiche si va incontro nella gestione degli appuntamenti di uno studio medico, vediamo come configurare il sistema "Softvision Agenda" per l’utilizzo in un ambulatorio.

Definizione degli orari dello studio

Nel menù "Azienda" del pannello di controllo del software, raggiungile all’indirizzo https://agapp.softvision.it , sono presenti quasi tutte le funzioni di configurazione del sistema.
La prima operazione da compiere è quella di definizione degli orari di lavoro. In questo modo il sistema consentirà le prenotazioni esclusivamente negli orari in cui lo studio è aperto pubblico.
Cliccando su "Orari Azienda" potremo indicare gli orari mattutini e pomeridiani di tutta la settimana. Nel seguente esempio lo studio medico è stato configurato per accettare appuntamenti il lunedì, mercoledì e giovedì al mattino (9-13) ed il martedì ed il venerdì nel pomeriggio (14-18).

Servizi e risorse dello studio medico

Il passo più importante nella configurazione del sistema di gestione degli appuntamenti è senz’altro quello di definire le caratteristiche delle visite eseguite nell’ambulatorio. Dalla voce "Servizi" del menù "Azienda" possiamo aggiungere o modificare i servizi (visite). Supponiamo di creare due tipologie di servizi: "Prima visita" e "Visita di controllo". La prima con una durata di un ora e la seconda di 30 minuti.
Per ogni visita inserita è necessario indicare le eventuali "risorse" utilizzate nell’appuntamento ed eventualmente i membri dello staff coinvolti.
Trattandosi di un ambulatorio con un solo medico che utilizza una sola stanza, indicheremo la risorsa "Stanza delle visite" ed indicheremo il membro dello staff "Dott. Rossi" che effettuerà le due tipologie di visite.
Risorse ed e membri dello staff dovranno essere stati preventivamente caricati utilizzando le apposite voci del menù "Azienda".
La corretta indicazione della durate delle visite e delle risorse utilizzate nell’appuntamento consentirà al sistema di impedire la sovrapposizione di appuntamenti. Se ad esempio viene fissato un appuntamento "Prima visita" (durata 60 minuti) alle ore 9, il sistema non consentirà l’inserimento di altri appuntamenti, che utilizzano la stessa risorsa o lo stesso membro dello staff, prima delle ore 10.