Kalendersynchronisierung mit Google Calendar

Die Termine eines Mitarbeiters in Softvision Agenda können mit jedem Google Kalender synchronisiert werden. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn ein Termin in der Anwendung erstellt wird, dieser sofort im Google Kalender repliziert wird. Ebenso wird jeder in Google Kalender hinzugefügte Termin automatisch in der Agenda angezeigt. Änderungen oder Löschungen in der Agenda werden automatisch im Google Kalender und umgekehrt übernommen.

Synchronisierte Daten

Google Kalender-Termine haben eine sehr einfache Struktur. Jeder Termin besteht nur aus einem Titel, einer Beschreibung, der Uhrzeit und wenig anderem. Daher werden beim Synchronisieren eines Termins zwischen beiden Systemen nicht alle Eigenschaften von Softvision Agenda Terminen in Google Kalender kopiert. Insbesondere werden Informationen zu Ressourcen und Mitarbeitern nicht kopiert, da Google diese nicht unterstützt. Der Name des Dienstes aus der Agenda wird stattdessen in der Beschreibung des Termins im Google Kalender eingefügt. Ebenso wird, wenn ein Termin aus Google in Softvision Agenda kopiert wird, ein Termin mit demselben Titel, derselben Beschreibung und Uhrzeit erstellt, mit dem Dienst und Standort entsprechend der Konfiguration des Mitarbeiters, der die Synchronisierung aktiviert hat.

Validierung

Softvision Agenda verfügt über ein striktes Validierungssystem, das die Erstellung eines Termins nur zulässt, wenn eine Reihe von Kriterien erfüllt ist, z. B. Uhrzeit innerhalb der Öffnungszeiten, Verfügbarkeit von Ressourcen oder Mitarbeitern usw. Google Kalender hat kein Validierungssystem, daher wird ein Termin, der von Softvision Agenda erstellt wurde, sicher im Google Kalender angezeigt, aber umgekehrt nicht garantiert. Wenn z. B. ein Termin außerhalb der Öffnungszeiten im Google Kalender erstellt wird, wird er nicht im Kalender des Mitarbeiters angezeigt, der die Synchronisierung aktiviert hat.

Synchronisierung aktivieren

Um die Synchronisierung zu aktivieren, öffnen Sie das Fenster eines Mitarbeiters im Abschnitt "Mitarbeiter". Über das letzte Tab des Fensters können Sie die Synchronisierung aktivieren. Google öffnet ein Authentifizierungsfenster, um auf Ihr Google-Konto zuzugreifen (es kann notwendig sein, auf "Erweitert" und dann auf "Softvision.it öffnen" zu klicken). Nach dem Schließen des Fensters können Sie auswählen, welchen Google Kalender Sie synchronisieren möchten, sowie den Dienst und den Standort, die den Terminen aus Google Calendar zugeordnet werden.
Nach dem Klick auf "Speichern" werden die derzeit in beiden Kalendern vorhandenen Termine synchronisiert. Dies kann je nach Anzahl der Termine mehrere Minuten dauern. Nach dieser anfänglichen Synchronisierung werden alle Änderungen in einem Kalender automatisch im anderen übernommen.

Synchronisierte Termine

Es ist wichtig zu beachten, dass nur Termine synchronisiert werden, die ausschließlich den einzigen Mitarbeiter enthalten, der die Synchronisierung aktiviert hat. Ein Termin mit zwei Mitarbeitern wird beispielsweise nicht synchronisiert, auch wenn einer von beiden die Synchronisierung aktiviert hat.
Praktisch werden nur die Termine berücksichtigt, die ausschließlich den synchronisierten Mitarbeiter betreffen.