Termin-Erinnerungen
Oft buchen Kunden einen Termin mehrere Wochen (oder sogar Monate) im Voraus. In solchen Fällen ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Kunde das Datum vergisst und das Unternehmen erneut kontaktieren muss, oder den Termin komplett verpasst, wodurch ein Zeitfenster frei bleibt, das nicht mehr besetzt werden kann.
Um solche Situationen zu vermeiden, ist es unerlässlich, den Kunden einige Stunden oder höchstens einen Tag vor seinem Termin an Datum und Uhrzeit zu erinnern.
Natürlich ist dies manuell, indem man alle Kunden anruft, zeitaufwendig und ressourcenintensiv.
Mit Softvision Agenda kann das System so konfiguriert werden, dass automatisch eine Erinnerung an den Kunden gesendet wird, einige Stunden vor dem Termin. Im Menü "Unternehmen | Einstellungen" können sowohl die zu sendende Nachricht (anpassbar) als auch die Vorlaufzeit in Stunden festgelegt werden. Die Auswahl der Nachricht erfolgt im Bereich "Automatisches Senden von E-Mails und SMS" durch Auswahl des Ereignisses "Terminerinnerung".
Die Erinnerung kann per SMS oder E-Mail versendet werden. Die erste Methode ist dabei deutlich zuverlässiger, da SMS mit individualisierbarem Absender, die über Softvision Agenda gesendet werden, mit höherer Wahrscheinlichkeit sofort vom Kunden gelesen werden, während eine E-Mail möglicherweise erst Stunden oder Tage später gelesen wird, wodurch die Wirksamkeit stark reduziert wird.