Rappels de rendez-vous
Il arrive souvent que les clients prennent rendez-vous plusieurs semaines (ou même mois) à l'avance. Dans ces cas, il n'est pas rare qu'un client oublie la date de son rendez-vous et doive recontacter l'entreprise, ou même manquer le rendez-vous, laissant ainsi un créneau horaire vacant qu'il ne sera plus possible de combler.
Pour éviter ce type de situation, il est essentiel de rappeler au client la date et l'heure de son rendez-vous quelques heures, ou au maximum un jour, à l'avance.
Bien sûr, effectuer cette opération manuellement en contactant tous les clients par téléphone est une tâche chronophage et exigeante en ressources.
Avec Softvision Agenda, il est possible de configurer le système pour envoyer automatiquement un message de rappel au client un certain nombre d'heures avant le rendez-vous. Dans le menu "Entreprise | Préférences", vous pouvez choisir le message à envoyer (personnalisable si nécessaire) et le nombre d'heures de préavis. Le message peut être sélectionné dans la section "Envoi automatique de messages e-mail et SMS" en sélectionnant l'événement "Rappel de rendez-vous".
Le message de rappel peut être un SMS ou un e-mail. Bien entendu, la première méthode est beaucoup plus fiable que la seconde, car les SMS avec expéditeur personnalisable envoyés via Softvision Agenda ont beaucoup plus de chances d'être lus immédiatement par le client, contrairement à un e-mail qui pourrait être lu plusieurs heures ou jours plus tard, réduisant ainsi son utilité.