Synchronisation de l'agenda avec Google Calendar

Les rendez-vous d'un membre du personnel de Softvision Agenda peuvent être synchronisés avec n'importe quel calendrier Google. Cela signifie que chaque fois qu'un rendez-vous est créé dans l'application, il sera immédiatement répliqué dans Google Calendar. De même, tout rendez-vous ajouté dans Google Calendar apparaîtra automatiquement dans l'agenda. Les modifications ou suppressions effectuées dans l'agenda seront également répercutées dans Google Calendar et vice versa.

Données synchronisées

Les rendez-vous de Google Calendar ont une structure très simple. Chaque rendez-vous se compose uniquement d'un titre, d'une description, d'une heure, et peu d'autres informations. Par conséquent, lorsque qu’un rendez-vous est synchronisé entre les deux systèmes, toutes les propriétés des rendez-vous de Softvision Agenda ne seront pas copiées dans Google Calendar. En particulier, les informations sur les ressources et les membres du personnel ne sont pas copiées car Google ne prend pas en charge ces éléments. Le nom du service de l'agenda est ajouté à la description du rendez-vous dans Google Calendar. De même, lorsqu'un rendez-vous créé dans Google est copié dans Softvision Agenda, un rendez-vous est créé avec le même titre, description et heure, avec le service et l’emplacement configurés selon le membre du personnel ayant activé la synchronisation.

Validation

Softvision Agenda dispose d'un système de validation strict qui n'autorise l'insertion d'un rendez-vous que si un ensemble de critères est respecté, comme l'heure dans les limites d'ouverture, la disponibilité des ressources ou du personnel, etc. Google Calendar n'ayant aucun système de validation, un rendez-vous créé depuis Softvision Agenda sera forcément ajouté à Google Calendar, mais l'inverse n'est pas garanti. Par exemple, si un rendez-vous est ajouté dans Google Calendar en dehors des horaires de l'entreprise, il ne sera pas copié dans l'agenda du membre du personnel qui a activé la synchronisation.

Activation de la synchronisation

Pour activer la synchronisation, ouvrez la fenêtre d'un membre du personnel dans la section "Membres du personnel". Via l’onglet final de la fenêtre, vous pouvez activer la synchronisation. Google ouvrira une fenêtre d’authentification pour accéder à votre compte Google (il peut être nécessaire de cliquer sur "Avancé" puis "Ouvrir Softvision.it"). Après la fermeture de la fenêtre, vous pouvez choisir quel calendrier Google synchroniser, ainsi que le service et l’emplacement associés aux rendez-vous provenant de Google Calendar.
Après avoir cliqué sur "Enregistrer", les rendez-vous présents dans les deux calendriers seront synchronisés. Ce processus peut prendre plusieurs minutes selon le nombre de rendez-vous. Après cette synchronisation initiale, toute modification dans un calendrier sera automatiquement reflétée dans l'autre.

Rendez-vous synchronisés

Il est important de noter que seuls les rendez-vous contenant le seul membre du personnel ayant activé la synchronisation seront synchronisés. Par exemple, un rendez-vous comprenant deux membres du personnel ne sera pas synchronisé même si l'un d'eux a activé la synchronisation.
En pratique, seuls les rendez-vous concernant exclusivement le membre du personnel synchronisé sont pris en compte.