Sincronización de la agenda con Google Calendar

Las citas de un miembro del personal en Softvision Agenda se pueden sincronizar con cualquier Google Calendar. Esto significa que cada vez que se cree una cita en la aplicación, se replicará inmediatamente en Google Calendar. De manera similar, cualquier cita agregada en Google Calendar se insertará automáticamente en la Agenda. Los cambios o eliminaciones realizados en la Agenda también se reflejarán en Google Calendar y viceversa.

Datos sincronizados

La estructura de las citas en Google Calendar es muy simple. Cada cita consiste únicamente en un título, descripción, hora y poco más. Por ello, al sincronizar una cita entre ambos sistemas, no todas las propiedades de las citas de Softvision Agenda se copiarán en Google Calendar. En particular, los datos sobre recursos y miembros del personal no se copian porque Google no soporta estos elementos. El nombre del servicio de la Agenda se añade en la descripción de la cita en Google Calendar. De igual manera, cuando una cita creada en Google se copia en Softvision Agenda, se crea una cita con el mismo título, descripción y hora, con el servicio y la ubicación asignados según la configuración del miembro del personal que activó la sincronización.

Validación

Softvision Agenda tiene un sistema de validación estricto que permite crear una cita solo si se cumplen varios criterios, como que la hora esté dentro del horario de la empresa, disponibilidad de recursos o miembros del personal, etc. Google Calendar carece de un sistema de validación, por lo que cuando una cita se crea desde Softvision Agenda, se añadirá a Google Calendar, pero lo contrario no siempre está garantizado. Por ejemplo, si se inserta una cita fuera del horario de la empresa en Google Calendar, no se copiará en el calendario del miembro del personal que activó la sincronización.

Activación de la sincronización

Para activar la sincronización, abra la ventana de un miembro del personal en la sección "Miembros del personal". A través de la última pestaña de la ventana, podrá activar la sincronización. Google abrirá una ventana de autenticación para acceder a su cuenta de Google (puede ser necesario hacer clic en "Avanzado" y luego "Abrir Softvision.it"). Tras cerrar la ventana, podrá seleccionar qué Google Calendar sincronizar y el servicio y la ubicación asociados a las citas provenientes de Google Calendar.
Tras hacer clic en "Guardar", las citas presentes en ambos calendarios se sincronizarán. Este proceso puede tardar varios minutos según el número de citas. Después de esta sincronización inicial, cualquier cambio en un calendario se reflejará automáticamente en el otro.

Citas sincronizadas

Es importante señalar que solo se sincronizarán las citas que contengan al único miembro del personal que activó la sincronización. Por ejemplo, una cita con dos miembros del personal no se sincronizará, aunque uno de ellos haya activado la sincronización.
En la práctica, solo se consideran las citas relacionadas exclusivamente con el miembro del personal sincronizado.