Sincronizzazione dell'agenda con Google Calendar

Gli appuntamenti di un calendario di un membro dello staff di Softvision Agenda possono essere sincronizzati con quelli di un qualsiasi calendario di Google Calendar. Questo implica che ogni volta che verrà creato un appuntamento all'interno dell'applicativo, questo verrà immediatamente replicato all'interno del calendario di Google. Analogamente qualsiasi appuntamento inserito nel calendario di Google verrà automaticamente inserito all'interno dell'agenda. Le modifiche o cancellazioni apportate negli appuntamenti dell'agenda si rifletteranno automaticamente negli appuntamenti del calendario di Google e viceversa.

Dati sincronizzati

La struttura degli appuntamenti del calendario di Google è molto semplicistica. Ogni appuntamento infatti è costituito esclusivamente da un titolo, una descrizione, l'orario e poco altro. Per questo motivo quando un appuntamento viene sincronizzato tra i due ambienti, non tutte le proprietà degli appuntamenti di Softvision Agenda verranno copiate in Google Calendar. In particolare non verranno copiati i dati sulle risorse utilizzare e sui membri dello staff in quanto Google non supporta questi elementi. Il nome del servizio dell'agenda viene invece inserito nella descrizione dell'appuntamento nel calendario di Google. Analogamente, quando un appuntamento inserito in Google viene copiato in Softvision Agenda, viene creato un appuntamento con lo stesso titolo, descrizione e orario, con il servizio e la location indicata nella configurazione del membro dello staff che ha attivato la sincronizzazione.

Validazione

Softvision Agenda ha un rigoroso sistema di validazione che consente l'inserimento di un appuntamento solo se sono verificati tutta una serie di criteri come ad esempio l'orario entro i limiti dell'orario di apertura dell'azienda, la disponibilità di risorse o membri dello staff, etc. Il calendario di Google è totalmente sprovvisto di un sistema di validazione quindi quando un appuntamento è creato da Softvision Agenda, questo verrà sicuramente inserito in Google Calendar ma il contrario non è sempre garantito. Ad esempio se in Google Calendar si inserisce una appuntamento che è fuori dall'orario dell'azienda, questo non verrà copiato nel calendario del membro dello staff che ha attivato la sincronizzazione.

Attivazione della sincronizzazione

Per attivare la sincronizzazione è necessario accedere alla finestra del membro dello staff nella sezione "Membri dello staff". Tramite l'ultimo Tab della finestra sarà possibile attivare la sincronizzazione. Google aprirà una finestra di autenticazione per richiede l'accesso al proprio account Google (potrebbe essere necessario cliccare su "Avanzate" e poi su "Apri Softvision.it"). Alla chiusura della finestra sarà possibile scegliere quale calendario di Google sincronizzare, il servizio e la location da associare agli appuntamenti provenienti da Google Calendar.
Dopo aver cliccato sul bottone "Salva" gli appuntamenti presenti in quel momento nei due calendari verranno sincronizzati. Questa operazione potrà durare anche diversi minuti a seconda del numero degli appuntamenti presenti nei due calendari. Successivamente questa fase di sincronizzazione iniziale, ogni modifica apportata ad un calendario si rifletterà automaticamente nell'altro.

Appuntamenti sincronizzati

E' molto importante precisare che che verranno sincronizzati esclusivamente gli appuntamenti che contengono il solo membro dello staff che ha attivato la sincronizzazione. Ad esempio, un appuntamento che comprende due membri dello staff non verrà sincronizzato anche se uno dei due membri ha attivato la sincronizzazione.
In pratica vengono considerati solo gli appuntamenti che riguardano esclusivamente il membro dello staff sincronizzato.