Calendario delle prenotazioni

Il calendario delle prenotazioni di Softvision Agenda permette di visionare gli appuntamenti inseriti dai membri dello staff o attraverso il portale) e di effettuare delle nuove prenotazioni.

Gli appuntamenti vengono mostrati secondo tre diverse visualizzazioni:

• Giorno: in questa modalità vengono mostrati tutti gli appuntamenti di un solo giorno la volta. Il vantaggio di questa vista è quello di offrire la migliore visibilità possibile ad ogni singolo appuntamento.
• Settimana: vengono mostrati gli appuntamenti di tutta la settimana. Questa modalità è molto pratica specialmente in fase di inserimento di un nuovo appuntamento perché permette di individuare facilmente gli orari disponibili nei vari giorni della settimana.
• Mese: si tratta di una visualizzazione del calendario delle prenotazioni molto compatta in grado di mostrare gli appuntamenti di un intero mese. Chiaramente questa vista presenta lo svantaggio di mostrare graficamente soltanto il giorno degli appuntamenti senza evidenziarne l’orario.
• Risorse Giorno e Risorse Settimana: in queste visualizzazioni vengono mostrate tutte le risorse del sistema disposte in righe. Ogni riga contiente tutti gli orari del giorno o della settimana. Si tratta di due modalità di visualizzazione utili per avere informazioni su come le varie risorse sono impegnate nel tempo (giorno o settimana).

All’interno del calendario delle prenotazini, ogni appuntamento è rappresentato da un riquadro che fornisce diverse informazioni sulla prenotazione: il colore indica il servizio prenotato, la posizione indica il giorno e l’orario dell’appuntamento e la sua dimensione ne rispecchia la durata.

Nella visualizzazione giornaliera e settimanale, l’ampiezza del calendario riflette gli orari dell’azienda mentre le zone grigie e tratteggiate indicano gli orari ed i giorni nei quali non è possibile effettuare prenotazioni (pausa pranzo, periodi di chiusura etc.).

Inserimento o modifica di appuntamento

Per inserire o modificare un appuntamento è sufficiente effettuare un doppio click nel giorno e nell’orario nel quale lo si vuole inserire. All’apertura della finestra la prima operazione da compiere sarà quella di selezionare il servizio per il quale si sta richiedendo l’appuntamento. Successivamente si potrà scegliere il cliente che richiede l’appuntamento. Per svolgere tale operazione si può procedere in due modi differenti. Se il cliente è già presente in archivio è sufficiente digitare i primi tre caratteri del nominativo e selezionare il cliente dall’elenco che viene mostrato. Se invece il cliente non è ancora stato registrato sarà necessario cliccare sul bottone "+" per aggiungerlo all’archivio del sistema.

Nell'inserimento di un appuntamento, l’indicazione del cliente non è obbligatoria (anche se è altamente consigliata). Al posto dell’indicazione del cliente si può optare per una breve descrizione dell’appuntamento da inserire nel campo “Titolo”.

Nel tab “Avanzate” è possibile indicare quali risorse e quali membri dello staff sono richieste dall’appuntamento. Tali campi vengono automaticamente popolati non appena viene specificato il servizio e possono essere successivamente modificati manualmente. Nello stesso tab è anche possibile specificare se l’appuntamento deve essere ripetuto automaticamente con cadenza giornaliera, settimanale o mensile.

Se il servizio selezionato è una “classe”, sarà visibile anche un terzo tab denominato “Clienti” all’interno del quale sarà possibile specificare l’elenco dei clienti che prendono parte all’appuntamento. Il numero massimo dei clienti che possono essere inseriti sarà pari all’ampiezza del servizio “classe”.

Spostamento e ridimensionamento

Lo spostare la data di un appuntamento si può procedere in due differenti modi: il primo è quello di aprire la finestra dell'appuntamento ed editare i campi "orario" e durata, mentre il secondo è quello di trascinare (spostamento) o ridemensinare (varaizione della durata) il riquadro che contiene l'appuntamento.

Conferma degli appuntamenti

All’interno del calendario vengono mostrati, con un differente contorno, anche gli appuntamenti effettuati attraverso portale delle prenotazione ed in attesa di conferma da parte di un membro dello staff. Tale operazione può essere effettuata tramite l’apposito bottone presente all’interno della finestra dell’appuntamento oppure tramite l'area notifiche di Softvision Agenda.

Filtri di visualizzazione

Softvision Agenda è un sistema multi-calendario. Questo significa che ogni membro dello staff oppure ogni location possono avere un proprio calendario. Infatti, agendo sui filtri posti nella parte alta del calendario, è possibile mostrare solo gli appuntamenti di una certa location oppure solo gli appuntamenti che riguardano un certo membro dello staff.