Introduzione al sistema di fatturazione

Softvision Agenda include un sistema di fatturazione completo, che permette di emettere fatture e ricevute di qualsiasi tipo per i servizi offerti ai clienti.

Il software può anche essere utilizzato esclusivamente per la fatturazione, senza collegamento al sistema di gestione degli appuntamenti, sfruttando semplicemente l'anagrafica dei clienti.

La tipologia di fattura che il sistema è in grado di gestire è la seguente

• Fatture elettroniche: le fatture così create possono essere esportate nel formato XML per poter poi essere trasmesse ad un qualsiasi sistema di interscambio/conservazione come Aruba, FattureInCloud, Fattura24 etc.
• Fatture ordinarie e ricevute: sono le fatture che non devono essere trasmesse. Questo tipo di fattura può essere stampato o esportato in PDF.
• Fatture destinate al Sistema Tessera Sanitaria: sono le fatture o ricevute che possono essere trasmesse direttamente al Sistema Nazionale Tessera Sanitaria.

Tutte le funzionalità di fattuarazione sono disponibili all'interno del menù Fatturazione presente in Softvision Agenda. Vediamole nel dettaglio:'

Dati di fatturazione

In questa sezione è necessario inserire tutti i dati fiscali del soggetto che emette la fattura, come partita IVA e codice fiscale, oltre ad altre informazioni rilevanti, ad esempio:

• Dati per il pagamento delle fatture (IBAN, ecc.);
• Indirizzo PEC e Codice Destinatario SDI, necessari per l’emissione delle fatture elettroniche;
• Dati di contatto dell’azienda, che verranno riportati sia nelle fatture sia nelle ricevute.

Preferenze

• Abilita la generazione delle fatture dagli appuntamenti: questa opzione permette di accendere o spegnere l'intero sistema di fatturazione all'interno del software. Se il sistema è spento, ad esempio, non comparirà la voce per emettere la fattura direttamente dalla finestra degli appuntamenti.
• I prezzi dei servizi includono l'IVA: nella creazione delle fatture è possibile inserire le voci attingendo direttamente dai Servizi. Il prezzo inserito in fattura sarà quello del servizio, con l'aggiunta o meno dell'IVA in base all'impostazione di questa voce.
• Informazioni sul bollo per le fatture mediche: consente di indicare se il bollo deve essere applicato automaticamente per le spese mediche esenti (N2.1) con importo superiore a 77.47 euro. È possibile indicare anche una descrizione e l'importo del bollo. Se è abilitata l'applicazione automatica, il bollo verrà aggiunto non appena si inserisce una voce in fattura con i requisiti indicati.
• Regime fiscale: Ordinario, Contribuenti minimi, Turismo, ecc.
• Tipo di documento predefinito: Fattura, Nota di Credito, Parcella, ecc.
• Tipologia IVA predefinita: 22%, 4%, esenzioni varie (es. N2.1 per le spese mediche).
• Sistema di fatturazione elettronica: definisce il formato del file XML creato dal programma per consentire la trasmissione delle fatture elettroniche ai vari Sistemi di Interscambio (Aruba, FattureInCloud, ecc.). L'elenco dei fornitori può essere ampliato semplicemente inviando una richiesta alla Softvision.
• Note e logo in fattura: contengono le note che verranno stampate a piè di pagina e il logo dell'azienda, che comparirà in alto insieme ai dati fiscali.

All'interno della sezione Preferenze è presente un secondo TAB dedicato alla trasmissione delle spese mediche al Sistema STS. Se abilitato, sarà necessario specificare le seguenti informazioni:

• Soggetto: Professionista o Struttura Sanitaria.
• Codice Fiscale: il codice fiscale del professionista abilitato nel Sistema Tessera Sanitaria.
• Codice Identificativo, Password e PIN: credenziali di accesso rilasciate al professionista per utilizzare il sistema TS.
• Tipo di spesa di default: il tipo di spesa (es. Acquisto dispositivi medici AD, spese prestazioni assistenza SR, ecc.) che verrà inserito automaticamente quando si crea una nuova fattura.
• Flag tipo di spesa di default: inserito automaticamente in fattura; può assumere i valori Nessuno, Ticket pronto soccorso, Visita in intramoenia.
• Pagamento tracciato di default: indica se deve essere abilitato automaticamente il relativo flag per i pagamenti tracciati.
• Abilita automaticamente la sezione Tessera Sanitaria nelle nuove fatture: se attivato, ogni nuova fattura sarà predisposta con la sezione TS abilitata, pronta per essere inviata al sistema.

Fatture

Nella sezione fatture è presente l'elenco delle fatture organizzate per anno. Le fatture possono essere generate da questa pagina oppure direttamente dalla finestra degli appuntamenti.,
Per ogni fattura viene mostrato il numero, la data, il cliente, il tipo e l'importo. Se il sistema TS è abilitato viene anche mostrata un icona per trasmettere la fattura o che indica lo stato di quelle già trasmesse.

Alla destra di ogni fattura è presente un menù contestuale che contiene le voci per compiere varie operazioni sullle fatture: modifica, stampa, esportazione in pdf, esportazione in xml per la trasmissione al sistema SDI.
Nel caso in cui per la fattura sia stato abilitato il sistema TS, comparirà anche la voce Invia a STS e Info invio a STS per le fattue già trasmesse.

La finestra di creazione o modifica di una fattura è suddivisa in due o tre TAB:

• Documento e Voci in fattura: contiene i dati generali della fattura (numero, tipo, data, modalità di pagamento, ecc.) e le singole voci incluse nel documento (generalmente i servizi forniti al cliente). Per ogni voce è possibile specificare il prezzo, la quantità, lo sconto, l'importo e la natura dell’IVA associata alla prestazione o al prodotto. Lo stesso menu contestuale presente nell’elenco delle fatture è disponibile anche in questa finestra, consentendo di effettuare facilmente operazioni come stampa, esportazione, ecc.
• Dati del cliente: contiene i dati anagrafici del cliente destinatario della fattura. È possibile selezionare il cliente dall’anagrafica di Softvision Agenda oppure inserire manualmente i dati qualora il cliente non sia presente in archivio.
• Sistema TS: questo TAB è presente solo se il Sistema Tessera Sanitaria è stato abilitato nella sezione Preferenze, vista in precedenza. È necessario indicare se il sistema è attivo e se la fattura può essere trasmessa al Sistema TS. In tal caso dovranno essere specificati i relativi campi (comunque popolati automaticamente in base alle Preferenze): Tipo di Spesa, Flag Tipo di Spesa, Pagamento Tracciato e Opposizione cittadino.